Apa Itu Teknik 5 Why?
Pernah nggak sih kamu ngalamin masalah berulang, padahal kamu merasa sudah “menyelesaikannya”? Atau kamu merasa solusi yang kamu ambil cuma menyentuh permukaan, nggak menyelesaikan akar persoalan? Nah, di sinilah Teknik 5 Why bisa jadi penyelamat.
Teknik 5 Why adalah metode sederhana tapi powerful untuk menemukan akar penyebab masalah (root cause). Caranya? Cukup dengan bertanya “Kenapa?” sebanyak lima kali atau lebih, sampai kamu menemukan jawaban paling mendasar dari suatu permasalahan.
Metode ini awalnya dipopulerkan oleh Sakichi Toyoda, pendiri Toyota Industries, dan menjadi bagian dari sistem manajemen kualitas Lean Manufacturing. Tapi jangan salah, sekarang Teknik 5 Why nggak cuma dipakai di pabrik, tapi juga di startup, bisnis UMKM, dunia kerja, hingga kehidupan pribadi!
Kenapa Harus Menggunakan Teknik 5 Why?
Sebelum kita praktek, kita juga perlu tahu kalau skill problem solving sangat diperlukan di era ini. Anda bisa memahaminya di artikel saya sebelumnya. Dan lanjut dulu ke materi ini, pahami dulu manfaat penting dari Teknik 5 Why:
- Membantu berpikir kritis dan sistematis
- Menghindari solusi tambal sulam
- Meningkatkan efisiensi dalam menyelesaikan masalah
- Mudah dipahami dan digunakan siapa saja
- Tidak butuh alat atau software khusus
Cara Menggunakan Teknik 5 Why (Langkah-langkah Praktis)
Langsung saja ke inti, ini dia cara menggunakanya:
1. Tentukan Masalahnya
Langkah pertama: definisikan masalah dengan jelas. Misalnya:
“Pelanggan sering mengeluh tentang keterlambatan pengiriman.”
2. Tanyakan “Kenapa?” untuk Pertama Kali
Kenapa pelanggan mengeluh tentang keterlambatan?
Jawaban: Karena barang tidak sampai sesuai estimasi.
3. Tanyakan “Kenapa?” Kedua Kali
Kenapa barang tidak sampai sesuai estimasi?
Jawaban: Karena proses packing di gudang terlambat.
4. Tanyakan “Kenapa?” Ketiga Kali
Kenapa proses packing terlambat?
Jawaban: Karena banyak pesanan menumpuk dan kurang tenaga kerja.
5. Tanyakan “Kenapa?” Keempat Kali
Kenapa pesanan menumpuk dan tenaga kerja kurang?
Jawaban: Karena tidak ada sistem prediksi lonjakan order.
6. Tanyakan “Kenapa?” Kelima Kali
Kenapa tidak ada sistem prediksi lonjakan order?
Jawaban: Karena belum ada analisis data historis penjualan.
Nah! Di sinilah kita menemukan akar masalahnya: kurangnya analisis data untuk memprediksi permintaan.
Contoh Penerapan Teknik 5 Why di Berbagai Bidang
A. Dalam Bisnis UMKM
Masalah: Penjualan menurun drastis bulan ini.
Akar masalah (setelah 5 why): Tidak ada promosi di media sosial karena pemilik sibuk urus operasional.
Solusi: Otomatiskan operasional atau delegasikan sebagian tugas, supaya bisa fokus marketing.
B. Dalam Dunia Teknologi/Startup
Masalah: Aplikasi error saat digunakan banyak pengguna.
Akar masalah: Tidak dilakukan stress test sebelum launching.
Solusi: Tambahkan tahapan stress testing dan QA (Quality Assurance) dalam alur pengembangan.
C. Dalam Kehidupan Pribadi
Masalah: Terlambat terus ke kantor.
Akar masalah: Tidur terlalu malam karena kebanyakan main HP sebelum tidur.
Solusi: Buat aturan penggunaan gadget malam hari + pasang reminder untuk tidur.
Tips Supaya Teknik 5 Why Lebih Efektif
Teknik ini memang simpel, tapi supaya hasilnya maksimal, kamu bisa ikuti tips berikut:
1. Libatkan Tim atau Orang Lain
Kadang, kita nggak sadar kalau kita biased. Ajak teman, rekan kerja, atau mentor untuk bantu proses “menggali”.
2. Tulis dan Dokumentasikan
Jangan cuma tanya kenapa dalam pikiran. Tulis di kertas atau papan tulis untuk lihat alur logika secara visual.
3. Gunakan Data, Bukan Asumsi
Pastikan jawabanmu berdasarkan fakta atau data, bukan tebak-tebakan.
4. Jangan Terburu-buru
Semua teknik butuh waktu. Jangan buru-buru ambil kesimpulan di why ke-2 atau ke-3.
5. Boleh Lebih dari 5 Why
Kadang, akar masalah baru muncul di why ke-6 atau ke-7. Jadi fleksibel aja, jangan terpaku angka 5.
Kelebihan dan Keterbatasan Teknik 5 Why
| Kelebihan | Keterbatasan |
|---|---|
| Mudah digunakan semua orang | Bisa salah arah jika asumsi keliru |
| Tidak butuh alat khusus | Kurang cocok untuk masalah kompleks |
| Efektif untuk masalah sehari-hari | Butuh data valid sebagai dasar |
| Melatih pola pikir kritis | Bisa terlalu sederhana jika tidak hati-hati |
Studi Kasus Nyata: Toyota dan Teknik 5 Why
Di tahun 2004, Toyota menghadapi masalah produksi di salah satu pabriknya. Beberapa mobil keluar dari lini produksi dengan baut rem yang longgar. Mereka menggunakan juga menggunakan teknik ini:
- Kenapa baut rem longgar?
– Karena tidak dikencangkan sesuai standar. - Kenapa tidak dikencangkan sesuai standar?
– Karena teknisi lupa memutar torsi sesuai angka. - Kenapa teknisi lupa?
– Karena alat pengukur torsi rusak. - Kenapa alat rusak?
– Karena tidak diperiksa rutin. - Kenapa tidak ada pemeriksaan rutin?
– Karena tidak ada SOP maintenance alat.
Hasilnya? Toyota membuat kebijakan SOP pemeriksaan alat dan meminimalkan risiko cacat produk ke depannya.
Alternatif atau Kombinasi Teknik Lain
Kadang, teknik ini bisa dikombinasikan dengan tools lainnya seperti:
- Fishbone Diagram (Diagram Tulang Ikan): Visualisasi penyebab masalah berdasarkan kategori.
- Root Cause Analysis (RCA): Pendekatan lebih dalam, cocok untuk masalah kompleks.
- Pareto Chart: Melihat masalah mana yang paling berdampak besar dari sekian banyak penyebab.
Mulailah Bertanya Kenapa, dan Lakukan Perubahan Nyata
Teknik 5 Why bukan sekadar metode, tapi cara berpikir. Dengan bertanya “kenapa” secara sistematis, kita bisa menggali akar masalah dan membuat solusi yang benar-benar berdampak.
Kamu nggak perlu jadi pakar untuk mulai pakai teknik ini. Cukup niat dan sedikit latihan, kamu bisa lebih bijak menyelesaikan berbagai masalah — entah itu di kantor, usaha kecil, atau kehidupan pribadi.
Coba Teknik 5 Why Hari Ini!
Mulailah dari masalah kecil. Tulis masalahmu, tanyakan “kenapa” 5 kali, dan temukan akar penyebabnya. Jangan kaget kalau solusi yang kamu dapat ternyata sederhana tapi powerful.
